Przetwarzamy dane tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do kontaktu, obsługi sprawy, realizacji usługi,
zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i spełnienia obowiązków prawnych. Masz prawa wynikające z RODO
— opisane poniżej.
0) Zakres dokumentu
Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisów internetowych
prowadzonych przez Administratora (w tym stron informacyjnych i landing page związanych z obsługą klientów
oraz obsługą flotową), a także kontaktu z nami poprzez formularze, czat, telefon, e-mail, SMS i inne dostępne kanały.
Serwisy objęte Polityką (przykładowo):
motoer.pl
arvalcenter.pl
arval-center.pl
porozmawiajmy.motoer.pl
1) Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest MOTOER sp. z o.o.
(dalej: „Administrator”). Adres: ul. Korczoka 86, 41-806 Zabrze.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach prywatności prosimy o kontakt danymi powyżej.
2) Kategorie osób, których dane dotyczą
użytkownicy serwisów,
osoby kontaktujące się z nami (w tym potencjalni klienci),
klienci oraz przedstawiciele klientów,
kierowcy / użytkownicy pojazdów w obsłudze flotowej (jeżeli dane są przekazywane w związku z realizacją usługi),
osoby składające reklamacje/zgłoszenia oraz uczestniczące w postępowaniach roszczeniowych.
3) Zakres danych, które możemy przetwarzać
A. Dane identyfikacyjne i kontaktowe
numer telefonu,
imię i nazwisko (jeśli podasz),
e-mail (jeśli podasz),
dane firmy (jeśli dotyczy),
preferowany kanał kontaktu.
B. Dane dotyczące sprawy / usługi
treść wiadomości, historia czatu/korespondencji, ustalenia dotyczące wizyty,
dane eksploatacyjne pojazdu podane dobrowolnie (np. marka/model, opis objawów/usterki),
dane widoczne w dokumentacji sprawy (np. numer rejestracyjny, VIN, przebieg) — tylko jeśli są potrzebne do realizacji obsługi
albo zostały przekazane w toku sprawy.
C. Fotorelacja / dokumentacja przebiegu prac
zdjęcia elementów pojazdu/usterek oraz zdjęcia w trakcie prac — wyłącznie w celu transparentnej obsługi sprawy i dokumentacji,
materiały mogą zawierać elementy identyfikujące pojazd (np. tablicę rejestracyjną) — ograniczamy je do niezbędnego minimum.
D. Dane techniczne
adres IP, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, logi serwera, informacje o błędach i zdarzeniach bezpieczeństwa,
cookies i podobne technologie (szczegóły w sekcji Cookies).
4) Skąd mamy dane
bezpośrednio od Ciebie (telefon, formularz, czat, e-mail, SMS),
z urządzeń i systemów, z których korzystasz (np. dane techniczne w logach),
jeśli sprawa dotyczy obsługi flotowej —
dane mogą pochodzić od podmiotu zlecającego obsługę (np. operatora floty, leasingodawcy).
Przykładowo: Arval.
Uwaga: podmioty trzecie mogą być odrębnymi administratorami danych w swoim zakresie (np. w zakresie zlecenia flotowego,
rozliczeń, zgłoszeń szkód). Wówczas przetwarzanie przez te podmioty odbywa się na ich zasadach.
5) Cele i podstawy prawne przetwarzania (RODO)
Najważniejsze cele i podstawy prawne (art. 6 ust. 1 RODO):
Kontakt i obsługa zapytań
/ prowadzenie rozmowy na czacie — art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: obsługa klienta, udzielanie odpowiedzi)
lub lit. b (działania przed zawarciem umowy / realizacja umowy), zależnie od sytuacji.
Ustalenie terminu, realizacja usługi, dokumentacja przebiegu prac
(w tym fotorelacja) — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (transparentność obsługi, dochodzenie/obrona roszczeń).
Obowiązki prawne (np. księgowe/rozliczeniowe, jeśli dojdzie do transakcji) — art. 6 ust. 1 lit. c.
Bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom (logi, wykrywanie incydentów, ochrona przed atakami)
— art. 6 ust. 1 lit. f.
Analityka/marketing (jeśli korzystamy z narzędzi analitycznych/remarketingu)
— art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) — uruchamiane dopiero po jej udzieleniu w banerze cookies.
Wsparcie obsługi i jakości (np. analiza treści zgłoszeń, klasyfikacja tematów, priorytety, podsumowania)
— art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: usprawnienie obsługi, zapewnienie jakości i bezpieczeństwa),
a gdy wymagane — na podstawie zgody lub innych właściwych podstaw prawnych.
Nagrania rozmów (jeśli stosowane w danym kanale kontaktu)
— art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: bezpieczeństwo, jakość obsługi, dowodowość ustaleń)
lub lit. b/c w zależności od kontekstu. Informacja o nagrywaniu jest przekazywana w kanale, którego dotyczy.
Minimalizujemy zakres danych: prosimy nie podawać danych „wrażliwych” (szczególnych kategorii danych) ani danych,
które nie są potrzebne do obsługi sprawy. Jeśli takie dane zostaną przekazane, możemy je usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie,
o ile jest to możliwe i zgodne z prawem.
6) Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i opisu sprawy możemy nie być w stanie odpowiedzieć
lub zrealizować obsługi.
Dane techniczne (np. logi serwera) są przetwarzane automatycznie — to standard działania serwisów internetowych i element bezpieczeństwa.
7) Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Możemy korzystać z usług podmiotów wspierających nas technicznie i organizacyjnie. Działają one na podstawie umów powierzenia
(art. 28 RODO) lub jako odrębni administratorzy (zależnie od roli).
hosting / utrzymanie IT / dostawcy infrastruktury serwerowej,
dostawcy usług telekomunikacyjnych (telefon),
dostawcy usług e-mail/SMS (jeśli używasz),
dostawcy narzędzi analitycznych/marketingowych — tylko po zgodzie (jeśli używane).
Na żądanie możemy wskazać kategorie dostawców lub konkretnych dostawców — w zakresie dopuszczalnym prawem i umowami.
8) Przekazywanie danych poza EOG
Jeżeli korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG),
przekazanie może nastąpić na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych — SCC)
lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.
9) Okres przechowywania danych
Kontakt / korespondencja / czat — do czasu zakończenia sprawy, a następnie maksymalnie przez okres przedawnienia roszczeń
(zwykle do 6 lat) lub krócej, jeśli nie jest to potrzebne.
Fotorelacja — przez czas potrzebny do transparentnej obsługi sprawy i ewentualnej obrony roszczeń;
standardowo nie dłużej niż okres przedawnienia.
Dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat podatkowych).
Logi techniczne — zazwyczaj od 7 do 180 dni (w zależności od potrzeb bezpieczeństwa i diagnostyki).
Cookies analityczne/marketingowe — zgodnie z ustawieniami narzędzi i Twoją zgodą (szczegóły poniżej).
W przypadku sporu, roszczeń lub postępowań — dane możemy przechowywać dłużej, wyłącznie przez czas niezbędny do ustalenia,
dochodzenia lub obrony roszczeń.
10) Twoje prawa
Masz prawo do:
dostępu do danych (art. 15 RODO),
sprostowania (art. 16),
usunięcia (art. 17) — jeśli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania,
ograniczenia przetwarzania (art. 18),
przenoszenia danych (art. 20),
sprzeciwu (art. 21) — gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f,
wycofania zgody (art. 7) — jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. cookies analityczne/marketing).
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
W celu realizacji praw możemy poprosić o informacje pozwalające zweryfikować tożsamość (dla ochrony danych).
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca; termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO,
jeśli żądanie jest skomplikowane lub liczne.
11) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Co do zasady nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub istotnie wpływających na Ciebie w sposób w pełni zautomatyzowany.
Jeśli korzystamy z profilowania w marketingu (np. remarketing), odbywa się to wyłącznie po Twojej zgodzie w cookies.
12) Cookies i podobne technologie
Używamy plików cookies:
niezbędnych — do działania strony i bezpieczeństwa (zgoda nie jest wymagana),
funkcjonalnych — np. zapamiętanie ustawień (opcjonalne),
analitycznych — statystyki (tylko po zgodzie),
marketingowych — reklama/remarketing (tylko po zgodzie).
Zgodę na cookies możesz zmienić w dowolnym momencie w ustawieniach przeglądarki
lub w panelu zgód (jeśli został wdrożony na stronie).
13) Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, np. gdy zmienimy funkcje serwisu lub dostawców usług.
Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.